[我们经常会碰到一些杂乱无章的人,他们在整理、归纳方面总有欠缺,特别是在工作中和他们合作时,合作效率总是特别低下。
但这个问题并不是无法解决的——它需要我们花费一些时间和耐心去了解、沟通。
杂乱无章的人,在工作中所表现出的不仅仅是“无法快速找到需要的东西”,他们往往处理工作缺乏条理性与一致性,还有诸如很少做规划、糟糕的时间管理能力、无法分清工作重点、面对复杂问题理不清头绪等问题存在。与此同时,与工作混乱相伴相生的还有懒惰、缺乏专注力和决策困难等性格特点。这些有时甚至会影响整个团队的进度和氛围。以下是一些缺乏条理的典型迹象:
• 办公桌杂乱
• 经常错过交付节点
• 工作责任心不足
• 不熟悉自己的工作职责、任务以及公司规程
• 经常缺勤
• 交付质量差,效率低
• 不把时间花在重要任务上……
之所以会杂乱无章,背后有很多因素,并不单纯是个人主观意愿。以下是一些常见的原因:
无法专注于单项任务,思维总是在各种任务之间跳跃。
持续的工作压力之下,人们很容易不堪重负,会导致各种疾病,影响他们的身心健康。在这样的情况下,更别提希望他们能有精力关注细节了——他们会更在意的是先完成被分配的任务,而非工作条理。
拖延症是一种心理上的“障碍”,背后也有许多原因:可能觉得自己无法达成他人对自己的期待,潜意识中对失败的恐惧所带来的压力导致拖延;可能工作现实和理想相距甚远,想把精力放在更感兴趣的事情上,工作就随便应付了……
基因影响着我们大脑处理信息和工作条理的思维。例如,注意力缺陷多动障碍(ADHD)等疾病会影响大脑,让人们难以遵循常规、保持专注和有条理地完成任务。
有时候,外部环境是我们内心状态的体现,所以如果TA的办公桌杂乱无比,说明其内心也可能处于混乱中。从心理上来讲,这是个恶性循环,工作杂乱无章会导致失望、紧张、压力和焦虑情绪,内心不安稳进而又反过来加重工作的混乱程度。想要帮助他们,同理心和关怀必不可少。有时甚至可以尝试帮助他们制定流程、找到适合的工作技巧等。
或许你已经发现,团队中如果有人工作混乱无条理,会对大家整体的效率、团队精气神产生很大的不利影响。接下来我们就来看看有哪些实用的建议可以为你解忧。
好的管理者会以身作则,为员工们指明方向——从工作井井有条到工作与生活的和谐平衡。员工们会以此为榜样,来安排自己的工作,调整自己的步伐。所以你需要为所有员工树立起一个正确的榜样。
守时不仅意味着准时到岗,还意味着及时交付各项任务、合理安排日程和会议等。从准时到达办公室开始,提前计划每天的工作,并确保各项事情按计划进行,以便员工从入职的第一天起就能遵循同样的准则。
进入办公室或员工向你提问时,要微笑有热情,礼貌回应,并倾听他们的关切,与他们一起寻找问题的解决方案。
无论你在某一项目上失败得有多严重,明天都会有全新的开始。不仅自己要从失败中吸取教训、努力改进,还要指导员工从中学习经验。
平衡工作与生活是件大事。作为管理者,想要员工能培养平衡工作与生活的意识,就要自己先分清重点,抓大放小,能让你的工作更有效率。
当工作上遇到问题时,你会怎么做?你是立即先处理它造成的影响,还是停下来考虑更深层次的原因?
如果只是“对症下药”,而不解决根源问题,麻烦还会再次发生。因此,要分析问题的根本原因——确定发生了什么,为什么会发生,以及如何才能减少再次发生的可能。
所以,你要帮助员工,找到杂乱无章的问题根源,并且指导TA寻找解决方法。
确保团队成员理解工作有条理的重要性,才能为更顺畅的团队高效协作铺平道路。以下是一些快速让团队成员了解工作条理重要性的方法。
•举例激励:分享一些有条理的团队成员如何在事业上取得重大成就的实例。
• 培训和资源支持:召开研讨会或提供线上学习资源,帮助员工学习相关技能,更有条理地开展工作。
• 鼓励反馈:询问团队成员的学习情况,必要时根据反馈做出调整。
• 及时表扬:认可和赞赏员工在工作条理性方面的进步,保持其积极性。
快乐并有条理地工作,关键在于积极的心态。拥抱积极心态的员工,会取得更大的成就,且更容易感到愉悦。作为管理者,你可以在团队中提升这种积极心态:及时表扬与鼓励大家取得的成就,激发员工的信任等。即使面对挑战,也要专注于积极的方面,保持乐观的心态。给予团队关怀与支持,提供必要的帮助与激励。
此外,打造一个人人都有归属感与安全感的正向环境,彼此激励,也有助于促进团队的积极心态。
当然,团队成员相处时,同理心很关键——有时并非能力问题,可能对方只是一时在为某些事情困扰。在这种情况下,与其立刻跳出来批评指责,不如以更有同理心的方式来帮助他们解决问题,可能会更有效。请记住,不是每个人天生都擅长把工作处理得井井有条的。对你来说轻而易举的事,对其他人来说可能十分困难。人无完人,要保持谦虚。
合理的运用OA系统能帮助个人与团队组织,管理追踪、协作完成工作任务和项目。工作混乱员工最常见的特征之一,就是无法将时间合理分配给特定任务。他们无法确定任务的优先顺序,甚至常常面对任务无从下手。如果是这种情况,你可以借助OA帮助他们创建计划、目标和对应的交付成果。
• 提高员工参与度:OA能帮助管理员工的任务并跟踪截止日期,从而找出潜在的阻碍因素。
• 改善协作氛围:通过文件共享、实时通信和进度跟踪,能帮助团队更顺畅地协作,确保项目及时完成。
• 降低压力水平:能整合各项任务统一管理,从而降低团队成员的压力和焦虑水平,帮助他们有序推进工作,避免混乱。
定期的一对一交流对于有效的团队管理来说必不可少。可以交流工作的各个方面,找出潜在的问题,确保每个人对目标达成共识。这对员工非常有益,能帮助他们克服困难,提高效率。你可以和员工讨论其个人发展,分析遇到的问题及可能的解决办法,并激励他们分享想法。不仅能有效提升成员的责任感,还能促成整体认真对待工作的氛围。
此外,与完全专注于任务管理不同,你还能在过程中与员工交流他们的个人职业发展,了解他们的目标与愿望,并提供必要的帮助,与对方建立更坚实的关系,彼此理解互信,坦诚沟通。这对你们来说绝对是个双赢,不仅能解决工作条理性的问题,确立明确的目标,还能支持他们的发展。
虽然面对工作杂乱无章的人们,需要进行主动管理,不过,有必要记住,每个人都有自己独特的工作方式。有人天生做事有条理,而有些人不是,这都是正常的。我们要做的是制定标准,帮助需要帮助的员工,以有效提升团队的效率。如果你觉得员工有这方面的困扰,请一定为他们提供帮助和资源。请记住,这也是帮助员工提升技能、促进团队发展的绝佳机会。
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